Täglich fuhren Kuriere Tausende von Kilometern quer durch die Republik, um zum Beispiel Kontoauszüge für Abholer und Schließfächer, Hauptbuchkontoauszüge, Postverbote und andere wichtige Dokumente pünktlich in die Institute zu bringen. Dabei legten sie jede Woche zusammengerechnet eine Strecke zurück, die der vierfachen Länge des Erdumfangs entspricht! Dieser immense logistische Aufwand war lange unverzichtbar – doch die Zeiten ändern sich. Als Digitalisierungspartner der Sparkassen-Finanzgruppe hat die FI das Ziel, diesen Prozess vollständig zu digitalisieren und schrittweise umzustellen. Was früher täglich durch Kuriere, ab 2022 durch ein tägliches Paket und seit 2023 wöchentlich per Paket in die Institute geliefert wurde, wird ab 2025 vollständig digital zugestellt. Die Unterlagen werden künftig über das Input Management digital bereitgestellt und erscheinen dann für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Instituten über OSPlus_neo in der App Digitale Dokumentenverteilung. Die Vorbereitungen sind abgeschlossen, sodass bei teilnehmenden Instituten ab 2025 kein physischer Versand mehr notwendig ist.
Bereits im September 2024 hat die FI einen wichtigen Meilenstein erreicht: Die zwölf Verprobungshäuser, darunter große Institute wie die Sparkasse Hannover, sind erfolgreich auf den digitalen Versand umgestellt worden. Die Erfahrungen aus diesen Umstellungen zeigen, dass die Effizienz in den Instituten erheblich gesteigert werden konnte.
Herausforderungen und Maßnahmen bei der Digitalisierung des Institutsversands
Tatsächlich bietet die Umstellung auf das digitale Input Management den Instituten viele Chancen, wie die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung von Kosten durch den Wegfall des physischen Versands. Gleichzeitig erfordert dieser Wandel auch einige Anpassungen. Eine zentrale Aufgabe ist dabei die Reduzierung der physisch versendeten Dokumente. Das Ziel ist es, so wenige physische Dokumente wie möglich im Institutsversand zu haben. Wichtig ist, die vorhandenen Möglichkeiten in den Fachanwendungen optimal zu nutzen, wie zum Beispiel die Umstellung der Kundenpost auf E-Postfach oder Postzustellung sowie die digitale Abstimmung von Rechnungen und Hauptbuchkontoauszügen. Auch die aktive Einbindung der jeweiligen Fachabteilungen in den Prozess ist entscheidend, um die organisatorischen Änderungen erfolgreich umzusetzen.
Diese Maßnahmen erleichtern den Instituten die Umstellung und sorgen dafür, dass der Druck physischer Dokumente nicht nur verlagert, sondern vermieden wird. Je nach Vorarbeit kann dies dazu führen, dass nur wenige oder gar keine Dokumente in die OSPlus_neo Digitale Dokumentenverteilung eingehen. Natürlich unterstützt die FI die Sparkassen bei der Vorbereitung und der Einführung mit vielen Informationen im FI-Kundenportal, in dem auch der Leitfaden für die Implementierung des Input Managements hinterlegt ist. Zudem wird das Thema ab 2025 in die Standardschulungen des Input Managements aufgenommen.
Ausblick und nächste Schritte
Ab Oktober 2024 startet die Umstellung weiterer Institute, die sich bereits angemeldet haben. Der vollständige Rollout ist ab 2025 geplant. Seit dem OSPlus-Release 24.0 ist außerdem die Umstellung der LBS-Tagespost auf das Input Management möglich. Für diese Anwendung wird dieselbe technische Infrastruktur genutzt, was den Übergang erleichtert. Die bisherigen Rückmeldungen sind positiv. Viele Institute haben die Vorteile der digitalen Prozesse erkannt und setzen sie aktiv um. Die Umstellung von papierhafter auf digitale Zustellung kann jederzeit direkt bei der jeweiligen LBS beauftragt werden.
Wichtige Schritte zur erfolgreichen Umstellung des Institutsversands
- Reduzierung und Optimierung der Dokumente im Institutsversand: Die Anzahl der physischen Dokumente minimieren, um die digitale Umstellung zu
- erleichtern.
- Nutzung vorhandener Möglichkeiten in den Fachanwendungen: Vorhandene digitale Optionen wie das E-Postfach und Rechnungsbuch gezielt einsetzen.
- Beauftragung und Konfiguration des Input Managements: Das Input Management aktivieren und konfigurieren, um die digitale Dokumentenverteilung zu ermöglichen.
Erfolgreiche Umstellung in der Sparkasse Hannover
Die Umstellung auf den digitalen Institutsversand ist für viele Sparkassen ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Das FI-Magazin sprach mit Markus Olschofka, Prozessmanager Postmanagement und Thomas Sprafke, Prozessmanager ORG/IT-Management, im Team Beratung. Beide haben die Einführung dieses neuen Prozesses in der Sparkasse Hannover maßgeblich begleitet.
Welche konkreten Vorteile haben Sie nach der Umstellung auf den digitalen Institutsversand in Ihrer täglichen Praxis festgestellt?
Markus Olschofka: Die Umstellung auf den digitalen Institutsversand hat in unserer Sparkasse zu einer erheblichen Arbeitsentlastung geführt, besonders in der Expedition, die für den Posteingang und die Verteilung zuständig ist. Die tägliche Zustellung der digitalen Dokumente, im Gegensatz zum bisherigen wöchentlichen Paket, hat unsere Prozesse deutlich beschleunigt. Dokumente werden jetzt direkt an die zuständige Serviceeinheit oder Fachabteilung weitergeleitet. Das ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung und steigert die Effizienz in unserem Haus erheblich.
Welche Herausforderungen haben Sie während der Umstellung erlebt, und wie haben Sie diese bewältigt?
Thomas Sprafke: Wie bei jeder Veränderung gab es auch bei uns Herausforderungen. Anfangs waren einige Abteilungen zurückhaltend, wenn es darum ging, zusätzliche Aufgaben wie das Erstellen von Auswertungen oder das Abschätzen von Folgen zu übernehmen. Doch wir haben durch gezielte Schulungen und offene Kommunikation schnell Lösungen gefunden. Wir haben die Teams eng begleitet und unterstützt, sodass sich alle Abteilungen auf die neuen Anforderungen einstellen konnten. Dieser Prozess hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, frühzeitig alle Beteiligten einzubeziehen und ihnen die nötige Sicherheit zu geben.
Wie haben die Mitarbeitenden Ihres Instituts die Umstellung auf den digitalen Institutsversand aufgenommen?
Markus Olschofka: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Umstellung durchweg positiv aufgenommen. Besonders die Tatsache, dass Kunden ihre Kontoauszüge nicht mehr in der Filiale abholen müssen, fand großen Anklang. Um den Umstellungsprozess zu unterstützen, haben wir ein eigenes, kurzes Video erstellt, das die wichtigsten Punkte der digitalen Dokumentenverteilung für uns hervorhebt. Das hat dazu beigetragen, dass sich unsere Mitarbeitenden schnell und effizient mit dem neuen Prozess vertraut machen konnten.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit der FI während der Umstellung auf den digitalen Institutsversand empfunden?
Thomas Sprafke: Die Zusammenarbeit mit der FI war durchgehend positiv. Jede unserer Fragen wurde schnell und umfassend beantwortet. Besonders hilfreich war der enge Austausch, bei dem Listen und Unterlagen persönlich übergeben und erläutert wurden. Das hat uns sehr geholfen, den Umstellungsprozess reibungslos und effizient zu gestalten.
Was empfehlen Sie den Instituten, die sich mit diesem Thema noch nicht beschäftigt haben oder gerade am Anfang stehen?
Thomas Sprafke: Mein Rat an Institute, die sich noch nicht mit dem digitalen Institutsversand beschäftigt haben oder gerade am Anfang stehen, ist, sich von Beginn an klar zu machen, was die Umstellung für die verschiedenen Abteilungen bedeutet. Eine gute Organisation der Dokumentenverteilung und klare Vertretungsregelungen sind entscheidend. Bei uns haben wir nach einer kurzen Anlaufphase Anpassungen vorgenommen, um den Prozess weiter zu optimieren. Frühzeitige Planung und klare Kommunikation helfen dabei wesentlich.
Was würden Sie der FI für die Umstellung anderer Institute empfehlen?
Markus Olschofka: Für eine erste Orientierung und einen schnellen Überblick könnte ein weiteres, kürzeres Video mit einer Länge von maximal acht Minuten und ein kompakter Einsteigerleitfaden von etwa 15 Seiten sehr hilfreich sein. Solche Materialien würden den Einstieg in den digitalen Institutsversand weiter erleichtern und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die wichtigsten Informationen schnell und verständlich vermitteln.
