Gedruckte Kontoauszüge für Kunden, Anschreiben, Listen und Hauptbuchkontoauszüge des Instituts – in der Vergangenheit gab es viel Druckmaterial, das jeden Werktag per Botenkoffer oder Kurierkiste in die Sparkassen geliefert werden musste. Dafür legten Kurierfahrer pro Woche zusammengerechnet etwa 180.000 Kilometer zurück – das entspricht der vierfachen Strecke um die Erde.
Doch damit ist nun Schluss: Im Juni dieses Jahres wurde die Kurierlogistik eingestellt. Wichtige Unterlagen, die noch nicht digitalisiert sind und weiterhin gedruckt werden müssen, kommen nun als versiegeltes Paket über den bestehenden Logistik-Dienstleister. In diesem Jahr noch täglich, erfolgt in 2023 der Paketversand nur noch einmal wöchentlich. Das Einsparpotenzial ist enorm: Pro Jahr können das bis zu drei Millionen Euro sein – sowie eine ganze Menge CO2.
Und es geht noch weiter: Bis 2025 sollen alle Druck-Outputs vollständig digitalisiert sein und sich so ein Druck und Versand von Belegen und Listen komplett erübrigen. Daran arbeiten Finanz Informatik und Sparkassen gemeinsam. Dabei geht es aber nicht nur um Ressourcenschonung und Kostenreduzierung: Auch die Abläufe in den Instituten werden dadurch optimiert, wenngleich die organisatorische Umstellung zuerst einmal herausfordernd sein kann.
Die Sparkasse Altötting-Mühldorf, an zwei Standorten in Oberbayern vertreten und circa 80 Kilometer von München gelegen, war als Pilotsparkasse dabei. Werner Nicklbauer, Stv. Abteilungsleiter Prozessorganisation, erinnert sich gut, dass sie sich vorab gefragt haben, ob alle Mitarbeiter wirklich auf Papierlisten verzichten können. Denn es gab Prozesse, zum Beispiel die Abstimmung von Konten, bei denen Papier zuweilen noch praktischer ist. »In diesem Zusammenhang erfolgte eine Prüfung, ob alle bisher erstellten Listen überhaupt noch benötigt werden«, so der Organisator. Das Ergebnis: »Alles was (derzeit) möglich ist, wurde auf elektronischen Versand umgestellt.« Es gebe nur noch wenige Restdokumente, die papierhaft übersandt werden, da sie derzeit noch nicht digital übertragen werden können, so der Zwischenstand in Altötting-Mühldorf. In Folgeprojekten werden diese noch wenigen offenen Vordrucke von der Finanz Informatik auf ihre mögliche Digitalisierung oder andere Lösungen hin untersucht.
Ein weiterer großer Posten bei den Drucksachen sind die Selbstabholer-Kontoauszüge der Kunden. Hierbei fallen nicht nur Druck- und Versandkosten an, auch das Sortieren in den Instituten sowie das Vorhalten von Schließfächern verursacht großen Aufwand und erhebliche Kosten. Die Sparkasse Altötting-Mühldorf hatte schon im Vorfeld die Kunden über den Wegfall der Selbstabholer-Kontoauszüge informiert und nach Absprache entweder auf das ePostfach oder den (kostenpflichtigen) Postversand umgestellt. Diesen Schritt ging die Sparkasse schon vor den Optimierungsmaßnahmen zum Thema Druckoutput, da sie in einem anderen Projekt die Abholer-Auszüge als sehr kostenintensiv identifiziert hatte.
Weitere Vorbereitungen werden zurzeit in der Sparkasse Altötting-Mühldorf getroffen, um den Versand von Belegen und Dokumenten innerhalb der Sparkasse weiter zu reduzieren. Dafür war beispielsweise die Abschaffung der papierhaften Hauptbuch-Kontoauszüge ein »wichtiger Baustein, um künftig auch den internen Kurierversand zwischen unseren Filialen einzustellen. Das vereinfacht unsere Abläufe und internen Prozesse und spart natürlich auch Personalkosten und Ressourcen.«
Das Fazit der Sparkasse Altötting-Mühldorf fasst Werner Nicklbaur in einem Satz zusammen: »Wir empfehlen anderen Instituten ein konsequentes Umstellen der Papierausdrucke auf den elektronischen Versand.« Benötigen Institute hierzu noch Unterstützung, so steht die Finanz Informatik gerne zur Seite.