Im Arbeitsalltag sind Effizienz und Flexibilität gefragt – das gilt auch für die Arbeit in den Personalabteilungen. Die dortigen Mitarbeitenden – Fach- und Führungskräfte – wissen, wie viele Ressourcen in Form von Zeit und Arbeitskraft allein durch administrative Prozesse gebunden werden. Zeitgleich sollen die Belange der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Sparkassen nicht vernachlässigt werden. Hierzu gibt es heute bereits eine Vielzahl von Anwendungen und Lösungen, die die Institute dabei unterstützen, die Sachverhalte innerhalb des Personalmanagements einfach und flexibel zu managen. Dennoch gibt es auch hier noch »Luft nach oben«.
Personalprozesse neu entwickelt
Nun bietet die Finanz Informatik (FI) im Rahmen des Projekts zur Neuentwicklung der Personalprozesse die neue App »Personalveränderungen« an. Als Baustein des Personalsystems bündelt die neue browserbasierte App gezielt mehrere Aspekte: Über die intuitive Oberfläche können die Benutzer Prozesse wie organisatorische Wechsel, Elternzeit oder Vergütungsänderungen bereits seit dem OSPlus-Release 23.1 durchführen. Dabei bietet die neue Lösung ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal, das Produkte von Drittanbietern nicht vorweisen können: Die Personalprozesse können End-to-End durchgeführt werden, auf Basis der Daten in PARISplus, auf die in Echtzeit zugegriffen wird. Die in der App geänderten Daten werden so wie bei den Personalservices weitgehend automatisiert in PARISplus gepflegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die sogenannte SoDPrüfung, das steht für segregation of duties oder separationof duties bzw. die Prüfung auf Funktionstrennung der IT-Rechte, im IT-Berechtigungsmanagement einzubinden und die Pflege der KURS-Rechte zum Versetzungsstichtag automatisiert anzustoßen. Ein weiterer Handlungsbedarf an dieser Stelle entfällt; der Prozess wird ökonomischer und schlanker gestaltet.
Gute Erfahrungen im Alltag
Das können die Sparkassen bestätigen, die die App »Personalveränderungen« bereits einsetzen. So nutzt die Sparkasse Duisburg bereits die Verknüpfung zum IT-Berechtigungsmanagement. »Die Nutzung der PARISplus-KURSSchnittstelle steigert die Prozesssicherheit und bringt erhebliche Effizienzvorteile durch die automatische Rechtevergabe … [und] die Nutzungsmöglichkeit der automatischen SoD-Prüfung«, so Reiner Esperschidt, zuständig für Personal und Organisation von der Sparkasse Duisburg. Weitere eindeutige Vorteile sehen auch andere Sparkassen. So beschreibt Burkard Peterle, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung bei der Sparkasse Tauberfranken, die Anwendung als gelungene Reaktion auf aktuelle Veränderungen und Anforderungen der modernen Arbeitswelt: »Die Optimierung von Prozessen ist eine Antwort auf die demografische Entwicklung. Der Einsatz von ›Personalveränderungen‹ ist somit ein Schritt in die exakt richtige Richtung.« Treffend fasst Benedikt Schwab, Bereichsdirektor Personalmanagement der Sparkasse Mainfranken Würzburg, die Funktionsweisen und Vorteile der App zusammen: »Mit Mit der App Personalveränderungen der FI wird ein durchgängiger Prozess dargestellt.«
Noch mehr Funktionsumfang
Schon die ersten im April begonnenen Rollout-Serien berücksichtigen die weiteren im OSPlus-Release 24.0 bereitgestellten Funktionen: Personalveränderungen für Arbeitszeitänderungen, Austritte und die Einstellungen, die mit einer Schnittstelle zu Recruiting-Drittsystemen punkten. Damit wird der gesamte Recruiting- und Onboarding-Prozess bis zur ersten Gehaltsabrechnung der neuen Mitarbeitenden zu einer runden Sache. Das neue mehrstufige Freigabeverfahren vermeidet Medienbrüche und beschleunigt das Beschlussverfahren durch einen schlanken voll digitalen Workflow. Digital ist auch das Dokumentenmanagement: Arbeitsverträge auf Knopfdruck erstellen – schneller geht es nicht!
Trotz der vielen positiven Rückmeldungen ist noch längst nicht alle Arbeit getan: Die FI arbeitet an der Weiterentwicklung der App. Zum OSPlus-Release 24.1 Ende dieses Jahres wird das Leistungsspektrum um Prozesse rund um Sonderurlaub und zur Pflegezeit sowie die Umstellung des Arbeitsverhältnisses erweitert. Im Rahmen des DSGV-Projekts »Zentrale Rollout-Begleitung Personalprozesse« arbeitet die FI weiter an neuen Ideen zum Ausbau der App.
Volle Kraft voraus
Anfang April 2024 startete der Serien-Rollout für etwa 80 Sparkassen. Das Rolloutmanagement der FI unterstützt dabei mit seiner routinierten Erfahrung: Dabei ist es das Ziel, gemeinsam mit den Regionalverbänden, die Institute eng zu unterstützen und mithilfe von Webinaren, Jour fixes und Open-Door-Sessions bei sämtlichen Fragen tatkräftig zur Seite zu stehen. Ebenfalls sind Einzel-Workshops für jede Sparkasse geplant. Das Ergebnis dabei ist klar – ein flächendeckender Einsatz in allen Instituten. An der voraussichtlichen Fortsetzung des Rollouts 2025 und 2026 ist das Interesse seitens der Institute bereits heute sehr groß.
Für eine möglichst wirkungsvolle und zweckmäßige Nutzung der App »Personalveränderungen« empfiehlt die FI den Instituten ebenfalls, die zusätzlichen Bausteine des Personalsystems einzusetzen. Ein weiterer Baustein ist die Anwendung »Personalservices«. Mit ihr können die Mitarbeitenden selbstständig und fallabschließend ihre Anliegen in acht Themengebieten und insgesamt 28 Prozessen mitteilen. Sie erhalten so die Möglichkeit, Themen wie eine Krankmeldung, die Änderung von Kontaktdaten, den Antrag auf Elternzeit bzw. Arbeitszeitänderung und weitere Anliegen intuitiv zu erfassen und komfortabel zu übermitteln – durch die Einbindung in die Internet-Filiale (IF) geht das auch aus dem Homeoffice. Die Verknüpfung zwischen »Personalservices« und »Personalveränderungen« spart zudem viel Zeit; Anträge müssen nicht neu erfasst werden, sondern gehen direkt in eine Personalveränderung über. Mit den beiden Anwendungen sind noch nicht alle Potenziale ausgeschöpft, die das umfangreiche Personalsystem bietet. Weitere Bestandteile wie »Personalinformation«, die »Zeitwirtschaft« oder »Mitarbeitergespräche« sind hilfreiche Anwendungen, um die Prozesse in den Personalabteilungen schlanker und ökonomischer zu gestalten. Alle weiteren wichtigen Informationen zu den Anwendungen des Personalsystems finden Sie im FI-Kundenportal.
