Die Zeiten der Papier- und der PDF-Rechnungen sind gezählt. Die elektronische Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Weiterverarbeitung in die Buchhaltungssysteme (medienbruchfrei) ermöglicht. Die E-Rechnung ebnet den Weg für die vom Gesetzgeber zu einem späteren Zeitpunkt geplante Einführung eines elektronischen Meldesystems. Mit diesem Meldesystem sollen bestimmte Daten aus der E-Rechnung unmittelbar an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Deutschland folgt damit anderen EU-Mitgliedsstaaten, die bereits die E-Rechnung, als auch ein solches Meldesystem, eingeführt haben. Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft konkret inländische Business-to-Business-Umsätze (B2B, Umsätze zwischen Unternehmen). Im Inland ansässige Unternehmer müssen in einem ersten Schritt ab 2025 E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Für die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, wird seitens des Gesetzgebers noch ein Übergangszeitraum zugestanden.
Wie unterstützt die Finanz Informatik (FI) die Sparkassen bei der Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung?
Spätestens ab dem 1. Januar 2025 müssen auch die Institute technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die FI bietet den Instituten hierfür mit dem Input Management eine Lösung zur automatisierten Erkennung und Verarbeitung von (E-)Eingangsrechnungen sowie debitorischen (E-)Gutschriften. Die vorhandene Verknüpfung des Input-Managements mit den Anwendungen Rechnungsbuch und Debitorenbuchhaltung ermöglicht es den Sparkassen, erhaltene E-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten.
Unabhängig davon, wie die E-Rechnung eingeht, verarbeitet das Input Management die wesentlichen Informationen, archiviert die Rechnung und eröffnet einen Vorgang in den OSPlus-Anwendungen für die Abwicklung des Geschäftsvorfalls. Alle wichtigen Informationen zum Thema »Rechnungsverarbeitung im Input Management« sind im FI-Kundenportal hinterlegt. Auch für die Erfüllung der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, wird die FI die Institute unterstützen. Den vom Gesetzgeber zugestandenen Übergangszeitraum nutzt die FI zur Analyse der notwendigen Umsetzungsschritte.
Eins ist klar: Im Kontext der digitalen Transformation ist die E-Rechnungspflicht nicht nur ein kleiner Baustein von vielen, sondern ein wesentlicher Treiber. Sparkassen bietet die E-Rechnungspflicht sowohl die Chance als auch die Herausforderung, den gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu vereinfachen, sowie Ressourcen zu sparen.
