Es ist kaum noch vorstellbar, dass Institute früher auf verschiedenen Plattformen wie IBM Domino (Notes) und Microsoft Exchange (Outlook) arbeiteten und auch kaum Möglichkeiten für eine digitale institutsübergreifendende Zusammenarbeit hatten. Seit der Einführung der Office_neo-Produktfamilie steht der gesamten SparkassenFinanzgruppe eine sichere Community-Cloud-Lösung u.a. für Mail, Kalender und Collaboration zur Verfügung. Das Anwendungsportfolio von Office_neo umfasst eine große Bandbreite an verschiedenen Funktionen und Lösungen für die digitale Kommunikation und flexible Zusammenarbeit aller Institute.
Blick zurück nach vorn
Die fortschreitende Digitalisierung in den Instituten wie bei den Kundinnen und Kunden der Sparkassen hat zu einem tiefgreifenden Wandel der Arbeitswelt geführt. Digitale Meetings per Video, Text-Chat und Präsenzanzeige oder das Teilen von Inhalten per Cloud sind heute selbstverständlich. Kaum jemand möchte auf das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten über Office_neo Teamroom, auf die virtuellen Webinare per Webex oder auf die einfache Kommunikation per Videoanruf und Text-Chat verzichten. Einen deutlichen Schub hat diese Entwicklung nicht zuletzt durch die CoronaZeit erfahren, in der Home-Office und die digitale Kommunikation die Regel waren. Der Wandel der Arbeitswelt, agile Arbeitsmethoden und die vermehrte Projektarbeit haben diesen Trend beschleunigt.
Entscheidung zur richtigen Zeit
Rückblickend zeigt sich, dass die Entscheidung, die Produktfamilie Office_neo auf Basis der Microsoft-Anwendungen als neue, zentrale Bürokommunikationsplattform in der Sparkassen-Finanzgruppe einzuführen, richtig war. Dadurch konnten erstmals die zentralen und dezentralen Betriebsmodelle der Institute, Verbände und Verbundunternehmen vereinheitlicht werden. Gestartet wurde das Projekt zur stufenweisen Einführung von Office_neo im März 2017. Im Kern ging es zu Anfang um die Anwendungen und Funktionen:
• Mail und Kalender
• Echtzeitkommunikation (u. a. Video- und Text-Chat)
• Content und Collaboration über die Cloud sowie
• Office Services und Social Networking
In einem mehrstufigen Rollout-Prozess wurden bis Ende 2018 zentrale Bestandskunden auf die neue Plattform migriert. Ab 2019 begann dann die Umstellung der Kunden im Eigenbetrieb. Als neuer Service wurde u. a. die gemeinsame Dateibearbeitung über die Cloud ermöglicht und in einem weiteren Schritt Mail und Kalender, Web-Conferencing und die Chatfunktion ausgerollt.
Serien-Rollout erfolgreich abgeschlossen
Mit dem erfolgreichen Abschluss des Office_neo-SerienRollouts im Dezember 2022 haben sich über 400 Mandanten mit mehr als 200.000 Mitarbeitenden für die zentrale und einheitliche Collaboration-Plattform entschieden. Neben dem flächendeckenden Einsatz eines gemeinsamen OSPlus-Netzwerks sowie der Reduktion von Betriebskosten durch die Zentralisierung von der IT-Infrastruktur und ITServices wurde so ein weiterer wesentlicher Meilenstein zur technischen Standardisierung und Digitalisierung in der Sparkassen-Finanzgruppe erreicht und zugleich ein einheitliches Sicherheitsniveau geschaffen.
Plattform für Kommunikation und Collaboration
Durch Office_neo können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und von überall miteinander kommunizieren, sich untereinander vernetzen und gemeinsam digital in Projekten zusammenarbeiten. Egal ob mobil beim Kunden, im Homeoffice oder im Institut. Digitale und institutsübergreifende Zusammenarbeit war noch nie so einfach. Ein weiterer Vorteil: Durch die nahtlose Integration der Office_neoAnwendungen in die Gesamtbanklösung OSPlus ist eine enge Verzahnung von Banking- und Büroanwendungen garantiert. So können Weiterentwicklungen einfacher implementiert werden und Nutzerinnen und Nutzer leichter zwischen den Lösungen wechseln.
Modern und technologieoffen
Mit der erfolgreichen Migration der Institute ist die Weiterentwicklung keineswegs abgeschlossen. Erst im Mai wurde mit dem Office_neo Videoberatungsterminal eine neue Lösung für die Beratung von Kunden in nicht besetzten Filialen mittels Video-Beraterchat zur Verfügung gestellt. Für Office_neo Webex wird es neue Funktionen geben, die die Zusammenarbeit von Gruppen vereinfachen. Über die Chatfunktion, können beispielsweise Dokumente außerhalb von laufenden Webex-Konferenzen geteilt werden. Für Office_neo Teamroom werden im Laufe des Jahres weitere, nicht bankfachliche Anwendungen (Apps) bereitgestellt. Die geplanten Neuerungen sind in der Roadmap »Kommunikation & Collaboration und Office_neo« im FIKundenportal aufgeführt. Es lohnt sich, dort regelmäßig hineinzuschauen.
»Für das Vertrauen und die Unterstützung bei der erfolgreichen Migration auf Office_neo bedanken sich Michael Dörschlag, FI-Bereichsleiter End-2-End Office Solutions und Dr. Marcus Schröter, FI-Geschäftsbereichsleiter End-2-End Workplace, bei den über 400 Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe. (v.l.)«