Die Lösung bietet eine sichere und moderne Kommunikation für besondere Anforderungen und größere digitale Meetings. Die Kreissparkasse Tuttlingen und die Sparkasse Rhein-Nahe haben Webex in ihren Instituten bereits eingeführt und schildern hier aus ihrer Sicht die Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Erfahrungen. Für Videokonferenzen war während der Corona-Zeit bereits Skype for Business im Einsatz. Damit konnten Mitarbeitende entweder nur eine (den Sprechenden) bzw. maximal fünf Personen in einer Video-Session parallel sehen. Allerdings sollte in Zeiten von Kontaktbeschränkungen und Homeoffice die Anzeige von mehreren Personen in Video-Sessions ermöglicht werden.
Office_neo Webex geht an den Start
Die Finanz Informatik (FI) folgte dieser Anforderung und stellte innerhalb kürzester Zeit im Office_neo-Entwicklungsprojekt 2021 die Lösung »On: Webex Gastgeber für Fat-Clients und mobile Endgeräte« zur Verfügung. Für das Lösungspaket wurden attraktive Konditionen verhandelt sowie die Sicherheits- und Datenschutzaspekte berücksichtigt. Sechs Monate später wurden schließlich die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen, Webex-Meetings auf ausgewählten Thin-Clients in der Terminalserverumgebung zu ermöglichen. Zum Ende des Jahres 2021 wurde das Office_neo Webex-Portfolio um die beiden Leistungen On: Videokonferenzsystem und On: Webex Events für Veranstaltungen mit bis zu 10.000 Teilnehmenden erweitert.
Anbindung der Videokonferenzsysteme
2022 wurde die Einwahl der Cisco-Videokonferenzsysteme in Skype for Business ermöglicht sowie Webex an das Active Directory (AD) angebunden. Damit ist für IT-Service-Kunden die komfortable und sichere Anmeldung in Webex mit dem Windows-Passwort möglich. Ende 2022 wurde mit dem Rollout der neuen Webex-App auch die Voraussetzung für die neue Leistung On: Webex mit Chat- und Dateiablage-Funktion geschaffen.
Vorteile von Webex im Institut nutzen
Die Sparkasse Rhein-Nahe hatte sich während der COVID-Pandemie nach einem Videokonferenz-System umgesehen, welches sowohl die internen Anforderungen als auch die Bedürfnisse der Kunden und Geschäftspartner erfüllen sollte. Dabei waren vor allem die professionelle Bild- und Tonqualität ein besonderes Kriterium. »Durch die Kombination von stationärer (Konferenzräume, Arbeitsplätze) und mobiler (iPad, mobiler Thin-Client) Teilnahme hat sich für uns ein optimales Nutzenangebot aufgetan,« erläutert Christian Schulze von der Sparkasse Rhein-Nahe die Entscheidung für Webex. »Mittlerweile werden die Lösungen von Webex für unsere virtuellen »Daily Stand-ups« (in unterschiedlichsten Teams) und für Informations-, Schulungs- und Austauschrunden jeglicher Art verwendet, so der Bereichsleiter für Organisations- und Produktivitätsmanagement. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kommunikation mit externen Teilnehmern deutlich reibungsloser funktioniert, als dies mit Skype in Verbindung mit Pexip der Fall ist.
Die Kreissparkasse Tuttlingen nutzt Webex ebenfalls intensiv bei digitalen Meetings. Für Philipp Fuhrer liegen die Vorteile auf der Hand: »Gerade im Management besteht die Anforderung an eine parallele Bildübertragung, die mit Webex vollständig bedient werden kann,« so der stellvertretende Bereichsleiter. »Webex hat sich mittlerweile in unserem Haus etabliert und hat die volle Akzeptanz nicht nur bei unseren Kundinnen und Kunden, sondern auch bei unseren Mitarbeitenden«, ergänzt Fuhrer. Aufgrund der tiefen Integration ist Skype for Business allerdings nicht vollständig durch Webex ersetzbar. Seine Vorteile hat Webex für die Kreissparkasse Tuttlingen vor allem bei besonderen Anforderungen im oberen Managementbereich.
Schnelle Integration in die Infrastruktur
»Wichtig war uns eine bedarfsgerechte Ausstattung der Räume und nicht der Kauf von »überdimensionierten« Konferenzlösungen,« macht Christian Schulze von der Sparkasse Rhein-Nahe deutlich. Dazu konnte sich das Institut bei Cisco Systems im Customer Briefing Center (CBC) einen umfassenden Eindruck über die vorhandenen Möglichkeiten der Raumlösungen verschaffen. Die Installation und Einrichtung wurde dann von einem professionellen Dienstleister übernommen. Durch die zügige Bereitstellung der Lizenzen konnten die Geräte wie iPads und ThinClient unmittelbar nach der Lieferung genutzt und in Betrieb genommen werden.
Weiterentwicklung und neue Funktionen
Seit dem Juni 2023 ist die neue Leistung On: Webex Basis und On: Webex Nutzer verfügbar. Mit der Basisleistung wurde u.a. die Nachrichten- und Chatfunktion eingeführt. Persistente (Gruppen-)Chats ermöglichen, dass Inhalte von Chats in den Gruppen zeitlich begrenzt verfügbar sind und auch nach dem Ende von Meetings genutzt werden können. »Mit On: Webex Basis schafft die FI eine Möglichkeit für persistente Chats und Gruppenchats«, bestätigt Philipp Fuhrer. Nach seiner Meinung wird dies die Kommunikation in der Sparkasse erheblich modernisieren und neue Nutzererlebnisse schaffen. Erstmals können Teamchats, Projektgruppenchats, Azubi-Lehrjahres-Chats, Personalvertretungschats, etc. eingesetzt und dauerhaft mit Chat-Historie verwendet werden. »Hier sehe ich den Einsatzbereich tatsächlich bei jedem Mitarbeiter der Sparkasse, erfreulicherweise ist das Lizenzmodell auch so gestaltet worden,« meint der stellvertretende Bereichsleiter der Kreissparkasse Tuttlingen. Christian Schulze von der Sparkasse Rhein-Nahe empfiehlt, die Lizenzkosten nicht als ausschließliches Kriterium zu betrachten, sondern den Mehrwert gegenüber der vorhandenen Skype-Lösung. »Hilfreich ist es, eine Nachbarsparkasse zu besuchen und die Lösungen und die Einfachheit in der Bedienung der Hardware (Roomkits) live vor Ort zu erleben,« so das stellvertretende Vorstandsmitglied.
Neue Features für Webex in 2024
Webex soll zukünftig noch benutzerfreundlicher gestaltet werden. Mit dem Unternehmen Cisco Systems hat die FI einen Partner, der sich auf die Bedürfnisse der Sparkassen-Finanzgruppe einstellt. Gemeinsam wurde die Webex-Serie in 2024 und die Landing Page www.cisco.com/de/s-finanz ins Leben gerufen. 2024 sollen Werkzeuge zur Verfügung gestellt werden, mit denen Administratoren in den Instituten auch selbst eine Benutzerverwaltung vornehmen können. Neuerungen zu Office_neo werden regelmäßig in der Roadmap »Kommunikation & Collaboration und Office_neo« im FI-Kundenportal angekündigt. Es lohnt sich also, dort regelmäßig mal hineinzuschauen.
