Wie können die Institute durch Standardisierung ein effizienteres Prozessmanagement erreichen? Die Sparkasse Paderborn-Detmold schildert ihre Erfahrungen seit der Einführung von PPS und erläutert den Nutzen, den andere Institute damit erzielen können.
In der Wirtschaft und Industrie hat Standardisierung das Ziel, durch einheitliche Verfahren und Komponenten die Produktionsabläufe zu automatisieren, effizienter zu werden und somit die Prozesskosten zu senken. Auch in den Sparkassen lassen sich durch standardisierte Prozesse deutliche Vorteile erzielen. Trotzdem gibt es auch Vorbehalte, wenn es um die Einführung von Standardprozessen in den Instituten geht. Denn Standards zu implementieren heißt auch, gewohnte Abläufe zu hinterfragen, das etablierte Anweisungswesen anzupassen und sich von institutsindividuellen Prozessen zu lösen. Das Beispiel der Sparkasse Paderborn-Detmold zeigt, wie es gelingen kann, Bestehendes zu verändern und ein standardisiertes Prozessmanagement in der Sparkasse aufzubauen.
FRÜHES ENGAGEMENT ZAHLT SICH HEUTE AUS
Mit PPS und der Standardisierung ihrer internen Prozesse ist die Sparkasse Paderborn-Detmold schon 2014 in Berührung gekommen. »Wir haben damals bereits damit begonnen, in der Sparkasse ein Prozessmanagement einzuführen«, erinnert sich Organisationsleiter Horst Kille. »Die Einführung der Prozesslandkarte und die Erarbeitung von Rahmenbedingungen und Rollen für die operative Prozessbearbeitung waren dabei die ersten wichtigen Schritte«, beschreibt der Organisationsleiter die Anfänge des Projekts. Entscheidend war es damals und ist es auch heute noch, klare und über das Gesamthaus eindeutige Regelungen und Verantwortlichkeiten für die Prozesse zu definieren. Die PPS-Prozesslandkarte mit rund 1.300 Prozessen ist dabei für alle Sparkassen ein zentraler, bundesweiter Standard und ein gemeinsamer Ordnungsrahmen zur Strukturierung ihrer Prozesse.
END-TO-END GILT AUCH FÜR PROZESSE
»In Konsequenz bedeutet die Einführung von PPS auch, dass die Prozesse »End-to-End« betrachtet werden, also von der ersten Kundenanfrage über den Geschäftsabschluss bis hin zur elektronischen Archivierung,« schildert Horst Kille den Anspruch seiner Sparkasse. Mit dieser Ausrichtung steht die Sparkasse Paderborn-Detmold nicht allein, sondern ganz bewusst im Einklang mit den Zielen von PPS 2.0. Dazu gehören neben der konsequenten Kundenorientierung auch mehr Qualität, Geschwindigkeit und Verbindlichkeit für die Anwendungs- und Prozessentwicklung. Im Vordergrund steht das erklärte Ziel, die Kunden mit effizienten Prozessen zu begeistern. Institutsinternes Bereichs- und Abteilungsdenken gerät dabei mehr und mehr in den Hintergrund. ProzessPlus für Sparkassen (PPS) soll dafür die Prozesse in den Sparkassen einheitlich dokumentieren und diese als Standardprozesse (»PPS-Prozesse«) allen Sparkassen an zentraler Stelle zur Verfügung stellen. Doch die praktische Frage bleibt: Wie kann es den Sparkassen gelingen, dass die Standardprozesse nicht nur eingeführt, sondern auch akzeptiert und gelebt werden?
HINDERNISSE MÜSSEN ÜBERWUNDEN WERDEN
Auch in der Sparkasse Paderborn-Detmold gab und gibt es zur konsequenten Anwendung von PPS teilweise Vorbehalte. Es wurde ein deutlicher Mehraufwand bei der Umsetzung und Anwendung der neuen Anweisungen befürchtet. »Natürlich bindet ein Projekt in dieser Dimension zunächst Ressourcen und geht auch mit erhöhten Aufwänden einher«, gibt Organistionsleiter Kille unumwunden zu. Da allerdings viele Anweisungen in der Sparkasse seinerzeit noch individuell erstellt und die Prozessabläufe durch Organisationsmitarbeiter und Prozessbeteiligte eigenhändig erarbeitet wurden, bieten zentral erstellte Prozesse Effizienzvorteile. Außerdem waren die Prozessdokumentationen, also für die schriftlich fixierte Ordnung im Institut, oftmals im Fließtext erstellt und damit nicht immer leser- oder anwenderfreundlich. Von einer Standardisierung war man noch weit entfernt.
Zwei Faktoren gaben schließlich den entscheidenden Impuls für die Umsetzung von PPS:
- Die Einführung von PPS_neo als zentrale Software für das Organisationshandbuch (OHB) im Institut
- die Ablösung von Lotus Notes im Jahr 2021.
Lotus Notes war viele Jahre die Plattform, um das Organisationshandbuch im Institut zur Verfügung zu stellen. Mit der Ablösung wurde PPS_neo das zentrale Tool für das Dokumentationswesen in der Sparkasse. Mit PPS_neo aus dem OSPlus-Basisangebot können die Sparkassen direkt auf die PPS-Prozesslandkarte und sozusagen per »plug & play« auf die Standardprozesse zugreifen. Es ist die »State-of-the-Art-Lösung«, um ein standardisiertes Prozessmanagement umzusetzen.
ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE UMSETZUNG
»Für den Erfolg des Projekts war es wichtig, alle Beteiligten von Anfang an mitzunehmen«, ist sich Horst Kille sicher. Dazu wurde nicht nur für die Ziele des Projekts geworben, sondern auch Transparenz gelebt. »Das PPS-Vorhaben hat auch in der Führungsebene viel Zustimmung erfahren. Der Nutzen der Standardprozesse wurde und wird immer wieder auch von unserem Vorstand klar formuliert«, beschreibt der Organisationsleiter die breite Unterstützung für das Projekt. In der Sparkasse Paderborn-Detmold herrscht zudem Einvernehmen, sich eng an die Empfehlungen der Sparkassen-Finanzgruppe zu orientieren und auf die beschriebenen Standards zu setzen.
MOTIVATION FÜR STANDARDISIERUNG STEIGT WEITER
Die Gründe, Standardprozesse einzusetzen, sind heute aktueller denn je und allen Instituten natürlich bestens bekannt. »Die Rahmenbedingungen werden für alle Kreditinstitute immer herausfordernder und komplexer. Der Kostendruck ist deutlich größer geworden. Aus diesem Grund war es für die Sparkasse Paderborn-Detmold notwendig, nach Potenzialen zur Kostenreduktion zu suchen«, beschreibt Kille die nach wie vor aktuellen Herausforderungen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Sparkassen in Zukunft mit deutlich weniger Mitarbeiterkapazitäten auskommen müssen. Das alles sind Beweggründe, die es fast unumgänglich machen, auf Standardisierung zu setzen. Denn individuelle »Insellösungen« führen immer zu Mehraufwänden. Mit PPS 2.0 hat die Sparkassen-Finanzgruppe daher den entscheidenden Schritt in Richtung Zukunft gemacht.
STARTEN STATT WARTEN
»Für uns als Sparkasse steht die Sinnhaftigkeit von PPS außer Frage, aber dennoch gibt es aktuell auch noch Optimierungspotenzial«, begründet Horst Kille das Engagement seines Instituts. »Als wir gefragt wurden, ob wir am DSGV-Projekt zu PPS 2.0 teilnehmen möchten, um die Weiterentwicklung voranzutreiben, war unser Vorstand und auch die Organisationsleitung sofort dabei.« In Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten aus DSGV, Regionalverbänden, Finanz Informatik und Sparkassen hatte das Regionalinstitut nun die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen mitzugestalten.
Zur Standardisierung und zu PPS hat Horst Kille als Organisationsleiter seiner Sparkasse eine klare Meinung: »Abwarten bringt nichts. Allen Sparkassen, die sich mit PPS noch nicht auseinandergesetzt haben, empfehle ich, jetzt zu beginnen und ihren Fachbereichen sowie den Organisationsabteilungen die nötigen Freiräume und Kapazitäten für eine effiziente Umsetzung zu geben.« Für die Herausforderungen der Zukunft sieht Horst Kille die Sparkasse gut aufgestellt: »Der Aufwand lohnt sich. Denn Standards, die qualitativ gut zur Verfügung gestellt werden und die in PPS 2.0 definierten Ziele erfüllen, bringen auch die notwendigen Effizienz-, Kosten- und Qualitätsvorteile. In Summe kommt dies auch unseren Sparkassenkundinnen und -kunden zugute.«
Was steckt hinter PPS 2.0 und welche Effizienzvorteile lassen sich damit erzielen? Ein kurzer Erklärfilm erläutert den Nutzen und die Vorteile der Standardprozesse.
