Mit den Produkten Office_neo: Workplace und dem Managed Service Arbeitsplatz Apple (MSAP) steht den Sparkassen eine leistungsfähige Komplettlösung für den Einsatz von MacBooks zur Verfügung. Die FI ermöglicht damit eine komfortable, sichere und zentral verwaltete Integration in bestehende Arbeitsumgebungen. Diese Neuerung erweitert das Portfolio der Arbeitsplatzausstattung und ermöglicht es den Instituten, die steigenden Anforderungen an Mobilität, Nutzerfreundlichkeit und moderne Arbeitsweisen optimal zu erfüllen.
»Mit Office_neo (On) Workplace stellen wir den Sparkassen eine effiziente Arbeitsplatzlösung zur Verfügung, die in der Praxis nicht nur zur Attraktivitätssteigerung des Arbeitsplatzes beiträgt, sondern schon ab dem ersten Aufklappen ein neues, agileres und zeitsparenderes Arbeiten ermöglicht. Vor allem die intuitive Bedienbarkeit und Zuverlässigkeit der MacBooks wirkt positiv auf Motivation und Produktivität. Zudem bietet diese Integration auch einen Reiz für die Marketing- und Vertriebsabteilungen, da es die Möglichkeit bietet, das moderne und innovative Image der Sparkassen zu unterstreichen und somit das Interesse potenzieller Kunden und Mitarbeiter zu erhöhen«, erläutert Michael Dörschlag, Bereichsleiter End-2-End Office Solutions bei der Finanz Informatik (FI) die Vorteile.
Mehr Möglichkeiten in den Sparkassen
Das neue Angebot umfasst neben dem Gerätemanagement durch die FI eine breite Auswahl an zentral bereitgestellten Anwendungen, die automatisch oder optional zur Verfügung gestellt werden. Die Konfiguration folgt dem BestPractice-Ansatz und bedarf keiner weiteren Anpassung durch die Institute. Für die Dateispeicherung wird SharePoint in Verbindung mit der OneDrive App als zentraler Speicherort genutzt – wie dies bei iPhone und iPad bereits etabliert ist. Ein wesentlicher Vorteil bei der Verwendung der OneDrive App ist, dass Daten auch offline zur Verfügung gestellt werden können. Darüber hinaus können Netzwerklaufwerke direkt auf dem Mac eingebunden werden.
Die Netzwerkverbindung erfolgt standortunabhängig über WLAN. Ein Virtual Private Network (VPN), also eine verschlüsselte Verbindung zum Sparkassennetz, wird automatisch aufgebaut. Eine LAN- Verbindung steht in den Sparkassen über das Institutsnetz 2025+ zur Verfügung. Anwendungen wie z. B. Webex können sicher und direkt mit dem Cloudservice kommunizieren, um ein optimales Echtzeitkommunikationserlebnis zu schaffen. Auch die Softwareversorgung erfolgt netzunabhängig und vollständig automatisiert – sowohl im Homeoffice als auch im Institut. Dabei ist lediglich auf eine ausreichende Bandbreite zu achten.
Managed Service für mehr Entlastung
Die zentrale Verwaltung durch die FI vereinfacht die Einführung und Nutzung der MacBooks erheblich. Mitarbeitende können ihre Geräte ohne aufwendige technische Unterstützung selbstständig innerhalb weniger Minuten in Betrieb nehmen. Gleichzeitig sorgt die zentrale Administration dafür, dass Softwareupdates und neue Programme automatisch im Hintergrund installiert werden. Dies reduziert administrative Aufgaben und entlastet die IT-Abteilung der Institute erheblich. Außerdem wird so gewährleistet, dass alle Geräte dauerhaft aktuell, sicher und synchronisiert bleiben – ganz ohne manuelle Eingriffe.
Verlässlicher Sicherheitstsstandard
Wie bei allen Lösungen wird auch beim Einsatz der Mac-Books ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet. Dafür kommen moderne und etablierte Sicherheitsmechanismen zum Einsatz – etwa die zertifikatsbasierte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). So erhalten Mitarbeitende einen sicheren und zugleich komfortablen Zugang zum System, ohne manuelle Eingabe von Token. Die Einführung der MacBook-Lösung durch die Finanz Informatik ist schnell und einfach möglich. Es besteht kein Administrationsaufwand seitens der Institute. Im Zusammenspiel mit Managed Service Apple Devices müssen Nutzerinnen und Nutzer nur das Endgerät auspacken, anschließen und sich anmelden.
Die Sparkasse zu Lübeck bietet ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern seit kurzem an, MacBooks zu nutzen. Teilnehmer dieser Testphase sind die sogenannten »MacPioniere«. Kristin Albinski, Leiterin Organisationsentwicklung, spricht im Interview über die Einführung, praktische Erfahrungen und Empfehlungen für andere Sparkassen.
FI-Magazin: Warum haben Sie den Rollout der MacBooks nicht als »klassisches« Projekt umgesetzt und wie hat sich dieser Ansatz in der Praxis bewährt?
Kristin Albinski: Wir haben uns als Institut das Motto »Einfach Machen« auf die Fahnen geschrieben und entsprechend gehandelt. Ich persönlich bin an agiles und iteratives Vorgehen gewöhnt und habe ehrlich gesagt gar keinen Grund gesehen, diesen Rollout nicht pragmatisch anzugehen. Gemeinsam mit dem Vorstand fiel die Entscheidung, die Einführung der MacBooks kostenneutral zu gestalten: Bekommen haben es nur Mitarbeitende, die ihren mobilen ThinClient und ihr iPad im Gegenzug abgegeben haben.
FI-Magazin: Wie viele Mitarbeitende waren das?
Kristin Albinski: 48 Kolleginnen und Kollegen konnten in der ersten Phase MacBooks bestellen, 35 haben das direkt getan. Die Erfahrungen sind durchweg positiv. Der enge Austausch innerhalb der Gruppe hat allen Beteiligten geholfen, und wir lernen gezielt von den ersten zwölf »Mac-Pionieren« – für die nächste Charge und darüber hinaus. Die Nutzerinnen und Nutzer sind begeistert. Sie arbeiten durchweg sehr schnell und sehr gut mit den Geräten.
FI-Magazin: Gab es in der Anfangsphase technische oder organisatorische Herausforderungen? Und wie sind Sie als »MacPioniere« damit umgegangen?
Kristin Albinski: Kleinere Hürden gibt es immer, aber wir haben sie strukturiert gemeistert. Dabei hat sich schnell gezeigt, wie wir mit den verschiedenen Themen umgehen: Erstens konnten viele Fragen durch den Erfahrungsaustausch in der Gruppe gelöst werden, etwa das Verknüpfen von Kalendern in Outlook oder das Ausschalten von Mailbenachrichtigungen. Zweitens hat unser fachlicher Projektleiter Tim Brunner bei konkreten Themen direkt am Gerät unterstützt, etwa beim Koppeln von Kopfhörern. Und drittens haben wir in einigen Fällen ein Ticket bei der FI eingestellt, etwa bei einem fehlenden Zertifikat oder Problemen mit Webex, Skype oder beim Aufruf der SFG-Portale. Die FI hat hier sehr schnell reagiert. Ein großes Lob an Michael Dörschlag, Gökhan Bülbül und das gesamte Team von der FI für die wirklich hervorragende Unterstützung.
FI-Magazin: Wie unterscheidet sich das Arbeiten mit dem MacBook konkret vom bisherigen ThinClient-Alltag?
Kristin Albinski: Bei uns kommen in der Fläche mobile Thin-Clients zum Einsatz. Diese sind in der Akkulaufzeit allerdings stark eingeschränkt. Zudem verlieren diese schon einmal die WLAN-Verbindung und haben anschließend Schwierigkeiten, sich wieder ins Netz einzuwählen. Deshalb nutzen wir ergänzend stationäre ThinClients in den Besprechungsräumen. Mit den MacBooks ist das völlig anders: Wir können im gesamten Haus arbeiten. Ohne Akkuprobleme, Verbindungsabbrüche oder Neustart. Die Geräte sind zuverlässig, leicht und kompakt. Und auch zu Hause braucht es keine große Verkabelung: Arbeiten aus dem Wintergarten oder von der Terrasse ist problemlos möglich. Das begeistert einfach direkt.
FI-Magazin: Für welche Aufgabenstellungen bringt das MacBook aus Ihrer Sicht den größten Mehrwert?
Kristin Albinski: Eigentlich lässt es sich für fast alle Aufgaben sinnvoll einsetzen – Ausnahme ist der Vertrieb, da hier PenPads für die digitale Unterschrift im Einsatz sind, die nicht kompatibel sind. Wir achten dabei auf bestimmte Parameter, wie zum Beispiel auf die Kostenneutralität: Zudem ist der Einsatz freiwillig. Wer nicht möchte, muss auch nicht wechseln, denn es ist eine echte Umstellung von Windows auf macOS, die den Arbeitsalltag deutlich verändert.
FI-Magazin: Wie haben Sie den Austausch innerhalb der MacPioniere organisiert? Und welche Best Practices haben sich dabei herausgebildet?
Kristin Albinski: In der ersten Woche haben wir uns dreimal 30 Minuten getroffen und danach einmal wöchentlich – immer remote, immer optional. Wer Bedarf hat, kommt dazu, niemand muss. Durch diesen Austausch kennen wir uns mittlerweile besser und helfen uns auch zwischendurch. Für die nächste Gruppe stehen die bisherigen MacPioniere schon bereit. Da sie fast alle Abteilungen abdecken, bleiben die Wege kurz und die Unterstützung im Alltag ist gesichert.
FI-Magazin: Welche Erfahrungen und Tipps würden Sie anderen Sparkassen mitgeben, die über einen MacBook-Einsatz nachdenken?
Kristin Albinski: Unser wichtigstes Prinzip war: Freiwillige vor! Am besten startet man mit einer überschaubaren, möglichst vielfältigen Testgruppe, die die künftigen Nutzer gut abbildet und Lust hat, Neues auszuprobieren. Außerdem sind schnelles Feedback und regelmäßiger Austausch entscheidend. Nicht alles läuft sofort rund, aber man lernt viel voneinander und kann gegebenenfalls Probleme direkt an die FI zurückgeben. Und zuletzt: Schaffen Sie Leuchttürme! Also Kolleginnen und Kollegen, die im Alltag helfen können und wollen. Die MacBook-Community der FI ist dabei eine große Unterstützung. So lässt sich Wissen schnell aufbauen und direkt an neue Nutzerinnen und Nutzer weitergeben.
