Dieses Mal gab es eine Premiere: Während die Sparkasse Bad Hersfeld-Rotenburg im Lagezentrum in Münster den Jahresabschluss begleitete, war das zweite Institut, die Sparkasse Uckermark, »remote« mit dabei. In den frühen Morgenstunden des 29. Dezember 2023 beginnt bei der Finanz Informatik in Münster ein Tag, der auf den ersten Blick wie jeder andere aussieht, aber für die Institute und den Digitalisierungspartner der Sparkassen-Finanzgruppe von großer Bedeutung ist. Es ist der Tag des Jahresabschlusses. Nun könnte jemand denken, dass ein Jahresabschluss immer nach dem gleichen Schema abläuft. Im Großen und Ganzen stimmt das auch. Aber wie immer steckt der Teufel im Detail. Gesetzliche oder technische Anforderungen ändern sich und neue Herausforderungen müssen berücksichtigt werden. Eine durchgängige Verfügbarkeit von OSPlus muss auch während des Jahreswechsels für alle Kunden und Institute sichergestellt sein. Jeder noch so kleine Fehler kann sich auf die Sparkassen und durch die rasch fortgeschrittene Digitalisierung auch unmittelbar auf ihre Kundinnen und Kunden auswirken – deshalb ist es wichtig, ein Höchstmaß an Sicherheit und Sorgfalt beim Jahresabschluss für die Kunden zu gewährleisten.
Ein Team – ein gemeinsames Ziel - der technische Jahresabschluss
86 Verantwortliche an verschiedenen Standorten unterstützten das Projekt zum Jahresabschluss. In Münster begleiteten rund 60 Personen den Jahreswechsel vor Ort. Die Sparkasse Bad Hersfeld-Rotenburg war mit fünf Mitarbeitenden in Münster dabei. Die Sparkasse Uckermark konnte die Abnahmen als zweites Pilotinstitut mit einer vergleichbaren Anzahl an Mitarbeitern aus der Ferne durchführen. Beide Abnahmen durch die Sparkassen verliefen dank der sehr guten und standardisierten Vorbereitung hervorragend und konnten von beiden Instituten vorzeitig abgeschlossen werden – ein großer Erfolg.
Premiere für die Sparkasse Bad Hersfeld-Rotenburg
»Unser Team reiste zur Finanz Informatik an den Standort Münster. Unsere Aufgabe war die Bearbeitung aller sogenannten Testfälle, die sich über verschiedene Arbeitsziffern erstreckten. ›Bearbeiten‹ bedeutete in diesem Kontext, dass wir die Berechnungen in unseren tatsächlichen Systemen nachvollzogen und die Ergebnisse in einem Erfassungstool der FI dokumentiert haben«, erinnert sich Jens Hansen, Bereichsleiter Unternehmensentwicklung und Abteilungsleiter Organisation von der Sparkasse Bad Hersfeld-Rotenburg. »Die hohe Bedeutung des Jahresabschlusses wurde auch durch die Anwesenheit von Andreas Schelling, Vorsitzender der FI-Geschäftsführung und FI-Geschäftsführerin Julia Koch noch mal deutlich«, so Jens Hansen dessen Institut erstmals als Pilotsparkasse dabei war.
Mit Simulationstests gut vorbereitet
Die Datenübernahme und Anonymisierung aus den produktiven Beständen folgt einem festgelegten Workflow, der alle notwendigen Vorgaben zur Datensicherheit und -integrität berücksichtigt. Alle Datenbereitstellungen, auch außerhalb des Jahresabschlusses, müssen diesen Workflow durchlaufen und die Bedingungen erfüllen. Erstmals wurden die Verfahren und Methoden zur Durchführung der Simulationstests (Gesamtintegrationstest) und der Tests im Produktivsystem getrennt. Dadurch konnte sowohl für die FI als auch für die Pilotsparkassen eine Vereinfachung in der Testdurchführung erreicht werden. Dennoch gibt es jedes Jahr technologische und methodische Neuerungen etwa durch regulatorische Anforderungen. Der formale Abnahmeprozess sowie der Zugriff auf die Testdaten/-dokumentationen wurde weitestgehend digitalisiert. Dadurch ist eine Remote-Abnahme für Institute leichter durchzuführen.
Technische Abnahme geht natürlich auch remote
Marco Usadel, Abteilungsleiter Organisation der Pilot-Sparkasse Uckermark erklärt, wie der Ablauf aus der Distanz funktionierte: »Unser aus elf Mitarbeitern bestehendes Team war gut gerüstet, um nach dem Buchungsschnitt um 18:30 Uhr zeitnah mit der Durchführung der Testfallbearbeitung zu beginnen. Fachlich fit für die Abfrage aller relevanten Testfalldaten und gut geschult in der Nutzung der Dokumentationssysteme konnten bereits um kurz vor 20:00 Uhr die ersten Ergebnisse zurückgemeldet werden.
Bereits eineinhalb Stunden später waren alle Tests abgeschlossen, was uns erlaubte, gegen 22:00 Uhr die finale Freigabe zu erteilen.« Natürlich war dabei die Arbeit aus der Distanz eine Besonderheit: »Größte Herausforderung für beide Seiten war sicherlich der Zugriff auf die simulierten Datenbestände in der Testumgebung und die Nutzung der verschiedenen Dokumentations- und Kommunikationswerkzeuge. Zum ersten Mal war es möglich, alles Remote abzuwickeln. Dies war entscheidend für unsere Teilnahme und führte zu erheblichen Einsparungen bei den Reiseaufwänden. Wir hoffen, dass Remote-Arbeit auch für zukünftige Pilotprojekte möglich sein wird«, so Marco Usadel. »Vorteil der Remote-Unterstützung für eine Sparkasse ist die Möglichkeit, weitere hausinterne Expertise in die Jahresabschlussaktivitäten hinzuzuziehen«, ergänzt Markus Bubek, Projektleiter Jahresabschluss Anwendungsentwicklung bei der Finanz Informatik.
Teilnahme als Pilotsparkasse erwünscht
Für die beteiligten Institute Bad Hersfeld-Rotenburg und Uckermark war der Jahresabschluss eine wichtige Erfahrung. Marco Usadel: »Mit einem starken Team und guter Zusammenarbeit ist diese Herausforderung ohne Probleme zu meistern. Die größte Herausforderung war die Nutzung der unterschiedlichen IT-Systeme für die Durchführung der Tests und deren Dokumentation. Hier haben die Kollegen der FI tolle Unterstützung bei der Einrichtung, Konfiguration und Nutzung geleistet. Ein besonderer Dank geht an Markus Bubek von der FI, der im Kick-off und bei den Tests unterstützend zur Seite stand, wodurch das Team optimal vorbereitet war.« Jens Hansen von der Sparkasse Bad Hersfeld-Rotenburg verdeutlicht den Mehrwert für die Institute: »Ich kann jeder Sparkasse nur empfehlen, einmal einen Blick hinter die Kulissen der FI zu werfen. Dies erweitert das Verständnis für unseren Digitalisierungspartner. Vor Ort ist es möglich, Themen direkt mit den FI-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter zu besprechen – auch außerhalb des üblichen Ticketsystems. Mit Blick auf den Aufwand könnte ich mir für die Zukunft eine digitale Abnahme des Jahresabschlusses vorstellen. Insgesamt war es ein gelungenes und erfolgreiches Erlebnis, das uns nicht nur Freude, sondern auch unseren Erfahrungshorizont erweitert hat.«
Jahresabschluss: Enge Einbindung der Sparkassen
Der Aufwand der FI für die Abwicklung eines Jahresabschlusses ist immens – über das Jahr verteilt finden bereits vier so genannte „Zeitreisen“, also Tests auf Abnahmesystemen, statt – eine davon mit Unterstützung der Institute. Damit unter realen Bedingungen der Jahreswechsle simuliert werden kann, werden Produktivdaten der Sparkassen auf ein in sich geschlossenes Testsystem übertragen und anonymisiert. Nach den Vorbereitungen findet zum Stichtag der eigentliche Jahresabschluss statt – die beiden Pilotsparkassen werden in der Verarbeitung vorgezogen und übernehmen dann die jeweiligen fachlichen Themen. Erst danach erfolgt die Verarbeitung für alle anderen Institute, die sich dann über den gesamten Jahreswechsel erstreckt. Der Vorteil: neben den eigenen umfangreichen Tests und Vorbereitungen der FI, fließen auch die Praxissicht sowie die institutsindividuellen und regionalen Besonderheiten der Institute mit ein. Damit wird die Sicherheit für eine korrekte Verarbeitung noch erhöht.
Interesse geweckt?
»Die Zusammenarbeit mit den beiden Pilotinstituten hat in diesem Jahr hervorragend geklappt und wir freuen uns über die Bereitschaft dieser und auch gerne weiterer Institute«, resümiert Markus Bubek. Wenn auch Sie Interesse haben, hinter die Kulissen zu schauen und sich beteiligen möchten, wenden Sie sich gerne an den zuständigen Kundenberater Ihres Hauses.
