Eine hohe Kundenorientierung und Prozessqualität, eine frühzeitige Bereitstellung sowie eine stringente Verbindlichkeit sind die maßgebenden Gestaltungsfaktoren der zukünftigen Prozessfestlegungen. Wie schafft man es, mit immer weniger Aufwand das gleiche oder sogar ein besseres Ergebnis zu erreichen? Die Antwort darauf ist in vielen Wirtschaftsbranchen recht eindeutig: effizienter werden, Standards setzen. Auch Sparkassen haben mit den Standardprozessen, wie sie PPS zur Verfügung gestellt werden, die Chance, auf wachsenden betriebswirtschaftlichen Druck zu reagieren. Die Institute sollen sich mehr um die Kunden statt um die notwendigen Prozesse kümmern können – das war von Anfang an das Motto der an PPS beteiligten Partner. Der Weg dahin ist in der Sparkassen-Finanzgruppe bereits 2014 angestoßen worden und tritt 2022 mit der Staffelstabübergabe an die Finanz Informatik (FI) in eine neue Phase ein: Mit »ProzessPlus für Sparkassen 2.0« (PPS 2.0) wird die FI neben der bisherigen Anwendungs- nun auch die damit verzahnte Prozessentwicklung für die Sparkassen gestalten.

Start des Prozessmanagements – ein kurzer Blick zurück

Wie bekommen wir gleichförmige Prozesse in Sparkassen standardisiert? Diese Frage hat in der Sparkassen-Finanzgruppe eine lange Historie. 2010 wurden im Rahmen des DSGV-Projekts »Modell S (Stab)-Organisation« erstmals die konzeptionellen Grundlagen für das Prozessmanagement der Sparkassen gelegt. Die Prozesse sollten so ausgeliefert werden, dass sie effizient ausgestaltet sind, dabei regulatorisch den Mindestanforderungen entsprechen und ohne zusätzlichen Einführungsaufwand zu nutzen sind. Aus ersten regionalen Initiativen (»EOS«, R4plus«) entstand 2014 die verbandsübergreifende Initiative »ProzessPlus für Sparkassen (PPS)«, die im ProzessPlusCenter (PPC) des DSGV koordiniert wurde. Das PPS-Produktionsmodell wurde vom freiwilligen Engagement von Regionalverbänden und von über 160 Sparkassen und Verbundunternehmen getragen. 

PPS-Prozesslandkarte sorgt für Übersicht

 Die PPS-Prozesslandkarte hat sich als zentraler, bundesweit einheitlicher Standard etabliert. Sie bildet einen Ordnungsrahmen für Prozesse, für PPS-Produktionsstrukturen und für die Kommunikation im Zusammenhang mit allen prozessualen Aufgaben. Sie stellt Standardprozesse sowohl für das Kundengeschäft (rund 670) als auch für die internen Steuerungs- und Unterstützungsprozesse (rund 590) zur Verfügung. Ende 2020 wurde die komplette Abdeckung der Prozesslandkarte erreicht. Die dort definierten Standardprozesse richten sich nach den strategischen Empfehlungen in der Sparkassen-Finanzgruppe und den regulatorischen Mindestanforderungen und basieren auf dem für alle Sparkassen verfügbaren IT-Angebot der FI. Die PPS-Dokumentationen sind die Grundlage für die schriftlich fixierte Ordnung der Sparkasse. Sie enthalten alle für die Umsetzung in den Instituten erforderlichen Informationen. Darüber hinaus können viele zu den PPS-Prozessen korrespondierenden Anwendungen im OSPlus in der sogenannten »PPS-Mustersparkasse« der Finanz Informatik in der Schaufensterfunktion erlebt werden. Im Ergebnis können Sparkassen PPS-Prozesse mit überschaubarem Aufwand übernehmen. Seit November 2020 werden die PPS-Ergebnisse spätestens zum Release-Einsatztermin veröffentlicht. 2021 wurde damit begonnen, in Abhängigkeit von Prozessrisiken Empfehlungen zum prozessbezogenen Internen Kontrollsystem (IKS) mit Fokus auf die operationellen Risiken zu ergänzen.

Übergang zur FI – Ausbau der PPS-Leistungsziele Um für die Sparkasse dauerhafte und verbindliche Mehrwerte zu schaffen, sind die Leistungsziele von PPS intensiv beleuchtet und entlang einer Kundenorientierung ergänzt oder neu definiert worden. Die Basis dieser Entwicklungen bildet die gemeinsam mit den Sparkassen und Verbänden entwickelte Vision für PPS 2.0, auf deren Fundament die Leistungsziele aufbauen. Maßgeblich ist die konsequente Orientierung an den Bedürfnissen unserer Kunden. Konkret heißt das u. a.:

  • Wir entwickeln unsere bankfachlichen End-2-End-Prozesse multikanalfähig und binden unsere Kunden frühzeitig ein. 
  • Wir haben die digitalen Anforderungen unserer Kunden im Fokus und schaffen durchschlanke, fallabschließende Abläufe eine effiziente Prozessgestaltung. 
  • Wir gestalten die Prozesse im Kontext der regulatorischen Anforderungen und liefern den Sparkassen aufsichtsrechtlich konforme Prozessdokumentationen aus.

Zu PPS 2.0 gehören noch weitere definierte Leistungsziele, auf die sich die Sparkassen sukzessive freuen können. Das bisherige Modell mit sehr engagierten Freiwilligen kann die Erreichung dieser Leistungsziele in Verbindung mit einer steigenden Nachfrage nicht mehr abbilden. Als Digitalisierungspartner der Sparkassen hat die FI ab 2022 die Verantwortung für die Erstellung der PPS-Prozesse entlang der neuen Leistungsziele übernommen, um diese noch enger als bisher in die Weiterentwicklung des OSPlus zu integrieren. Das Ziel ist, dass künftig möglichst alle Sparkassen PPS und die dazugehörigen OSPlus-Anwendungen umfassend einsetzen.

Was heißt das konkret für die Sparkassen?

Um noch zielgerichteter als bislang kundenorientierte Prozesse zu entwickeln und einzusetzen, baut die FI die PPS-Einheit seit einigen Monaten sukzessive auf. Die FI-Governance – eine auf die Prozesslandkarte ausgerichtete Projektstruktur – wird 2022 umgesetzt und das Auftragsbuch 2023 wird in dieser neuen Struktur erstellt. Neu ist auch, dass die Prozessdokumentationen für APA-Projekte spätestens mit dem Bereitstellen des OSPlus-Release auf der Schulungsumgebung über PPS_neo ausgeliefert werden soll.


»Bundesweites freiwilliges Engagement, über 500 Kolleginnen und Kollegen und über 1200 Prozesse. Wir sind stolz darauf, dass die Sparkassen ihrem Digitalisierungspartner das Vertrauen aussprechen, dieses umfassende Werk weiterzuentwickeln. Durch die Verzahnung von Prozess- und Anwendungsentwicklung werden wir dem Ziel Kundenbegeisterung noch stärker Rechnung tragen.«  Julia Koch, Geschäftsführerin Finanz Informatik

Insbesondere wurde für alle endkundenrelevanten Produktentwicklungen und Projekte UX-Tests und -optimierungen durchgeführt. Das bedeutet, dass mit der durchgängigen Betrachtung der »User Experience« (UX) bereits bei der Entwicklung eines neuen Produkts kundenrelevante Faktoren mit einfließen. Diese werden in der laufenden Prozessentwicklung stetig überprüft und optimiert. Ein wesentliches Ziel nach der Staffelstabübergabe an die FI bleibt natürlich, die Einführung neuer Prozesse zu optimieren. Zum einen, um den Aufwand in den Sparkassen deutlich zu reduzieren. Zum anderen, um die vielen interessanten Anwendungen und Lösungen der Sparkassen-Finanzgruppe schnell und überall anbieten zu können.

Wolfgang Zender; Verbandsgeschäftsführer des Ostdeutschen Sparkassenverbandes (OSV) und Vorsitzender der Verbandsgeschäftsführerbesprechung (VGF)

»Die Regionalverbände engagieren sich seit vielen Jahren als Treiber der Prozess- und IT-Standardisierung. Nach bundesweiter Akzeptanz der Standards für einheitliche und optimierte Sparkassenprozesse im Jahr 2014 und der Integration des Werkzeugs PPS_neo ins Basisangebot der Finanz Informatik im Jahr 2019 erfüllt es mich mit großem Stolz, dass mit der Verankerung von PPS 2.0 in der ab dem Jahr 2022 eigens geschaffenen Prozess-Einheit die Erfolgsgeschichte institutionalisiert weitergeführt wird. So sichern wir dauerhaft Mehrwerte für die Sparkassen und ihre Kunden und ermöglichen verlässlich, Kosten abzubauen.«

Dr. Joachim Schmalzl; Geschäftsführendes Vorstandsmitglied, DSGV

»Weniger ist mehr! Inzwischen herrscht Einigkeit, dass Standardisierung der richtige Weg ist. Nur mit aufsichtsrechtlich konformen Standards, die einfach umzusetzen sind, können wir Sparkassen von mühevoller Detailarbeit entlasten. Mit der PPS-Einheit in der FI wachsen Prozesse und Anwendungen noch stärker zusammen, so dass eine stringentere Bereitstellung Standardprozessen für die Sparkassen möglich wird.«